2023年1月28日土曜日

「会議室の予約キャンセル」機能を使って会議室の管理をより効率的に

この記事は January 11 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。



概要

今日のハイブリッドな勤務形態においてコラボレーションをより良いものに発展させるために、会議室を最適化する必要性が高まりつつあります。
 
そのため、辞退により参加者が 1 名だけになった場合に会議室の予約がキャンセルされる既存の機能、「会議室の予約キャンセル」がデフォルトでオンになりました。この更新により、管理者や同僚はより正確に状況を把握したうえで、場所の計画や会議室の管理、参加者向けの設備の準備を行えるようになります。
 
2023 年 1 月 11 日から 3 月 6 日までの移行期間中、管理者は「会議室の予約キャンセル機能」からリソース体系として定義された会議室またはユーザー グループをオプトアウトできます。詳細については、下の「ご利用にあたって」をご覧ください。

対象

管理者
 
 

利点

この機能を使用することにより、参加者のほとんどが参加できない場合は会議室の予約をキャンセルできるので、特にハイブリッドな勤務形態における会議室の管理をより効率的に行うことができます。
 
 

補足情報

ドメイン内のすべての会議室に対して「会議室の予約キャンセル」をオンまたはオフにするグローバル設定のほか、個々の会議室リソースをオプトアウトする設定もご用意しています。この設定は、移行期間が終了するまで有効になりません。  
 
「会議室の予約キャンセル」を有効または無効にする従来の設定の名前は「従来のカレンダーに基づく会議室の予約キャンセル」に変更され、移行期間にのみご利用いただけます。
 
組織の現在の設定はそのままにし、一部の会議室に対してのみ「会議室の予約キャンセル」を有効にしたい場合は、次の手順で新しい設定に従来の設定の値を適用してください。
 
  • 管理コンソールで、[ビルディングとリソース] > [リソースの管理] に移動します。
  • [フィルタを追加] をクリックし、[カレンダーでの会議室の自動予約キャンセル: オフ] と [会議室の予約キャンセルの適用対象外にする: オフ] のフィルタを選択します。
 
  • [リソース] リストの一番上にあるチェックボックスをオンにして、すべてのリソースを選択します。
  • 右側にある [編集] プルダウンをクリックして、[会議室の予約キャンセルの適用対象外の設定を編集: オン] を選択します。
  • リソースが 200 個を超える場合は、適用されたフィルタにリソースが表示されなくなるまで繰り返します。
会議室を使いやすくするために、会議室の予約キャンセルの適用対象外となる会議室を必要以上に設定しないことをおすすめします。
 
移行期間が終了する前に会議室の予約キャンセル機能の動作を変更する場合は、該当する会議室の「従来のカレンダーに基づく会議室の予約キャンセル」の設定を変更してください。この操作は、管理コンソールでの次の手順で行うことができます。
 
  • [ビルディングとリソース] > [リソースの管理] に移動します。
  • 「会議室の予約キャンセル機能」の動作を変更するリソースを 1 つまたは複数選択します。
  • 右側にある [編集] プルダウンをクリックして、[従来のカレンダーに基づく会議室の予約キャンセルを編集] を選択します。

ご利用にあたって

  • 管理者: 
    • リソース体系として定義された会議室が設定されている企業では、2023 年 1 月 11 日から管理コンソールにこの設定をオンまたはオフに切り替えるオプションが表示されるようになります。
    • リソース体系として定義された会議室が設定されている企業では、2023 年 3 月 6 日よりこの機能がデフォルトでオンになります。
    • この「会議室の予約キャンセル機能」から一部またはすべてのリソース体系として定義された会議室を個別に適用対象外にするには、[ビルディングとリソース] > [リソースの管理] に移動し、目的の会議室をクリックします。次に会議室の設定に移動し、[会議室の予約キャンセルの適用対象外にする] をオンにします。
      • 2023 年 3 月 6 日まで、会議室の予約キャンセルができなくなります。
    • ユーザー グループをこの設定の適用対象外にするには、[ビルディングとリソース] > [会議室の設定] に移動し、[ユーザー グループを会議室の予約キャンセルの適用対象外にする] の横の [グループを編集] をクリックして必要なグループを追加します。
    • 20 人以上が参加する会議や 4 時間以上の会議が予定されている会議室の場合、予約をキャンセルできません。
    • 不要な Google カレンダーの会議室の予約の取り消しについて詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。
  • エンドユーザー: この機能にはエンドユーザー向けの設定はありません。予定の招待状への返信について詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。
 

リリース スケジュール

 

対象

  • Google Workspace Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Plus、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、および従来の G Suite Business をご利用のお客様
  • Google Workspace Essentials、Business Starter、Business Standard、Enterprise Essentials、非営利団体向け Google Workspace、Frontline をご利用のお客様、および従来の G Suite Basic をご利用のお客様は対象外
  • 個人の Google アカウントをご利用のお客様は対象外
 

関連情報