2019年7月10日水曜日

新しいベータ版で正式なドキュメントの承認リクエストとレビューを行う

この記事は 7 月 1 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。

追記 ( 2020 年 4 月 13 日 ) : 現在、このベータ版への新規登録は受け付けておりません。

変更点

今回リリースする新しいベータ版では、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで正式な承認をリクエストしたり、リクエストされたドキュメントをレビューしたりできます。この機能を使用すると、ファイルに承認を直接紐付けし、承認した人を確認できます。

このベータ版の詳細と登録については、こちら (英語) をご覧ください。

ご利用対象

管理者とエンドユーザー

利点

このベータ版では、特定のファイルに対する承認を、1 人または複数のレビュー担当者に簡単にリクエストできます。ファイルにレビュー担当者を追加すると、レビュー担当者には通知メールが届きます。

また、承認をリクエストする際に期限を指定することもできます。期限が近づくと、レビュー担当者には承認が必要であることを知らせるリマインダー メールが届きます。承認期限が過ぎた場合も同様にリマインダーが届きます。
レビュー担当者が 1 人の場合、そのレビュー担当者が承認を判断すると、ファイルは自動的に承認または却下されます。レビュー担当者が複数いる場合、レビュー担当者全員が「承認」を選択するとファイルは承認され、1 人でも「却下」を選択するとファイルは却下されます。

 承認が保留状態である場合は、必要に応じてリクエストにレビュー担当者を追加できます。さらに、編集者と承認を保留中のレビュー担当者は、より適切な関係者にレビューのリクエストを再割り当てすることもできます。

利用方法

  • 管理者: Google ドライブの承認機能（ベータ版）に登録するには、こちら (英語) をご覧ください。
  • エンドユーザー: 
    • ドメインでこの機能が有効になり、承認をリクエストするには:
      • Google ドライブで承認をリクエストするファイルを右クリックし、オプションのリストから [承認] を選択します。
      • ファイルをプレビュー モードで開いている場合、このオプションはドット 3 つが縦に並んだプルダウン メニューにも表示されます。
  • ファイルを承認または却下するには: 
    • ドキュメントの承認をリクエストされた場合、通知メールが届き、Gmail 上で操作できます。
      • プレビュー パネルでドキュメントを承認または却下し、コメントを追加できます。
      • ドライブでは、ファイルに関連するアクション アイテムで保留中の承認リクエストを確認できます。または、右クリックして [承認を表示] を選択して確認することもできます。

詳細

レビューを依頼するためにファイルを送信した後は、ファイルの内容を変更できません。ドキュメントにコメントを残すことも、コメントを解決することもできません。承認に関するコメントだけを追加することができます。
ファイルのロックを解除できるのは編集者だけで、その場合、レビューのリクエストはキャンセルされます。すべての変更を行った後、再度レビューをリクエストできます。

関連情報

対象

G Suite のエディション
  • G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite for Education、G Suite Enterprise for Education、G Suite for Nonprofits が対象
  • G Suite Basic ではご利用いただけません

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