この記事は 11 月 8 日に英語版ブログに掲載された記事を翻訳したものです。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで正式な承認をリクエストしたり、リクエストされたドキュメントをレビューしたりできる新しいベータ版機能のリリースを以前に開始しておりましたが、このたび、このリリースの対象が拡大され、より多くのユーザーにご利用いただけるようになりました。この機能を使用してリクエストを受けた承認者は、ドキュメントの承認、却下、コメント追加、編集を行えます。しかも、これらすべての操作を Google Workspace のセキュアな環境で完了できます。
Google ドキュメントで承認をリクエスト
管理者とエンドユーザー
複数の関係者と共同で作業に取り組んでいて、優先度の高いドキュメントが他にもある場合、ドキュメントの承認を得るまでに手間取ることがあります。この機能を利用すれば、簡単に承認を得られるほか、誰が承認したのかを確認することも可能になります。
また、ドキュメントに編集が加えられると、レビュー担当者全員に通知され、そのドキュメントの最新版が再度承認されます。さらに、レビュー担当者全員が承認した場合はファイルがロックされ、以降は編集ができなくなるため、ドキュメントの整合性が保持されます。
このように、この機能は、契約や法的文書、その他正式な承認が必要な状況で承認を得る際に必要なワークフローを効率化することを目的としています。ぜひご活用ください。
承認が必要なドキュメントを送信すると、レビュー担当者にメール、ブラウザ、Google Chat のいずれかで通知されます。通知方法は、レビュー担当者の Google ドライブのウェブ設定によって異なります。レビュー担当者は、受け取ったリンクからドキュメントに直接アクセスできます。
期限を設定した場合、レビュー担当者には、承認が必要であること、または期限が過ぎていることを知らせるリマインダー メールが届きます。また、ドキュメントをロックするように設定して、他のユーザーがドキュメントのコンテンツを編集したり、コメントや提案を追加したりできないようにすることも可能です。
注: ドキュメントは、デフォルトで、承認が完了するまでロックされません。
複数のレビュー担当者に承認を求めた場合、ドキュメントはすべての担当者の承認をもって承認完了となります。承認プロセスの途中で編集が加えられると、すべてのレビュー担当者がファイルの最新版を再度承認する必要があるため、そのような場合はレビュー担当者にメール通知が届きます。レビュー担当者が一人でもファイルを却下すると、そのドキュメントの承認リクエストはすべてのレビュー担当者によって却下されたものとみなされます。
すべてのレビュー担当者がドキュメントを承認すると、そのファイルはロックされます。ロックされたファイルは、ロック解除または承認されるまで編集できません。ファイルのロックを解除すると、現在の承認リクエストがキャンセルされます。
管理コンソールで承認機能を有効にする
管理者の設定
注: 管理コンソールの設定を表示して変更することは可能ですが、設定が適用されるのは 2021 年 11 月 15 日になります。
エンドユーザーの機能
「Google Workspace の最新情報」というヘルプセンターのページでは、「Google Workspace アップデート ブログ」には掲載されていない細かな変更も含めた Google Workspace の新サービスや新機能についてご紹介しています。
